Gestion de document

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Sommaire du chapitre

  • Rappels concernant le stockage sous Windows
    • Répertoires (ou dossiers) et fichiers (ou documents)
    • Poste de travail et Explorateur
    • Manipulations à la souris sous Windows
  • Manipulations de base des documents
    • Créer, enregistrer (sauvegarder) et fermer un nouveau document
      • Créer un nouveau document
      • Enregistrer un document
      • Fermer un document
      • Définir le dossier d'enregistrement par défaut
    • Ouvrir et fermer un (ou plusieurs) document(s)
      • Ouvrir un document
      • Ouvrir un document récemment utilisé
    • La boîte de dialogue "Ouvrir" et la gestion des documents
      • Accéder à la boîte "Ouvrir"
      • Manipuler les documents avec la boîte "Ouvrir"
  • Gestion diverses des documents
    • Aperçu du document
      • Afficher l'aperçu
      • Fenêtre "Aperçu avant impression"
    • Abandonner le document en cours
    • Suppression d'un document
    • Enregistrer sous un autre nom et/ou dans un autre dossier
  • Divers
    • Sauvegarde automatique (enregistrement) d'un document
    • Copie de sauvegarde automatique
    • Donner un mot de passe à un fichier
    • Rechercher des documents

Création et gestion de document

Le stockage sous Windows

Quelques rappels des modalités d'utilisation de Windows concernant la gestion des fichiers et répertoires...

Répertoires (ou dossiers) et fichiers (ou documents)

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Poste de travail et Explorateur de Windows

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Manipulations de répertoires et fichiers sous Windows

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Manipulations des documents

Les manipulations de base...

Créer, enregistrer et fermer un nouveau document

Nota : On ne servira ici que du modèle par défaut fourni par Word (Normal.dot).
Créer un nouveau document
  • Au lancement de Word, un document vierge basé sur le modèle par défaut s'ouvre automatiquement dans la fenêtre de Word.
    Nota : Tous les fichiers word ont par défaut une extension ".doc"
  • Par la suite, on pourra utiliser Clic sur le bouton "Nouveau" ou "Fichier"/"Nouveau" (ou touches "Ctrl"+"N")
Enregistrer un document
  • Première sauvegarde, au choix :
    • Clic sur le bouton "Enregistrer" ou "Fichier"/"Enregistrer" (ou touches "Ctrl"+"S")
    • Dans tous les cas, utiliser ensuite la fenêtre "Enregistrer sous" pour sélectionner une unité, ouvrir un répertoire, donner un nom (et éventuellement un format de fichier) puis "Enregistrer"
      Attention : Word propose toujours un nom au document que vous enregistrez, pensez à lui signifiez le nom que vous désirez...
  • Sauvegardes suivantes : idem mais la fenêtre "Enregistrer sous" n'apparaît pas (l'enregistrement s'effectue dans le fichier préalablement enregistré)
Attention : Procédez régulièrement à l'enregistrement du document en cours de traitement (Voir également "Sauvegarde automatique")
Fermer un document
  • "Fichier"/"Fermer" (ou touches "Ctrl"+"W")
  • Affichage d'un message, clic sur "Oui"
Nota : Cette méthode vaut pour la fermeture de tous les documents (nouveaux ou pas...)
Définir le dossier d'enregistrement par défaut

La première fois que l'on ouvre les dialogues "Ouvrir" et "Enregistrer sous", c'est généralement le dossier "Mes documents" qui est sélectionné comme dossier de travail (de stockage) par défaut.

On peut ce dossier de stockage par défaut :

  • "Outils"/"Options", onglet "Dossiers par défaut"
  • Dans "Types de fichiers", Clic "Documents"
  • Clic "Modifier"
  • Dans "Regarder dans", sélectionner le disque contenant le dossier souhaité
  • Séection du dossier souhaité dans la liste des dossiers
  • Clic "OK" 2 fois

Ouvrir un (ou plusieurs) document(s) existant(s) sous Word

Ouvrir un document
  • Clic sur le bouton "Ouvrir" ou "Fichier"/"Ouvrir" (ou touches "Ctrl"+"O")
  • Dérouler la liste "Regarder dans"
  • Double-Clic sur le dossier (pour l'ouvrir) contenant le fichier recherché
  • Sélection et ouverture du fichier

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour sélectionner et ouvrir le document :

  • Simple Clic pour sélectionner le fichier puis Clic sur "Ouvrir"
  • Double-Clic sur le fichier
  • Clic droit sur le fichier puis "Ouvrir"
Nota 1 : Plusieurs documents peuvent être sélectionnés (et donc ouverts) en même temps en utilisant les touches "Maj" (ou "Shift") ou "Ctrl"
Nota 2 : On peut toujours également ouvrir le document hors Word en passant par Windows (Poste de travail ou Explorateur).
Ouvrir un document récemment utilisé

Si le document est l'un des 4 derniers à avoir été utilisé :

  • Déroulé le menu "Fichier". En bas de ce menu se trouve la liste des 4 derniers documents utilisés
  • Clic sur le document voulu
Nota : Le nombre de documents apparaissant en bas du menu "Fichiers" peut être modifié ("Outils"/"Options", onglet "Général", zone "Derniers fichiers utilisés")

La boîte de dialogue "Ouvrir" et la gestion des documents

Celle-ci permet l'affichage et la sélection de documents Word

Accéder à la boîte "Ouvrir"
  • Clic sur le bouton "Ouvrir" (barre d'outils standard) ou "Fichier"/"Ouvrir" (ou touches "Ctrl"+"O")
  • Dans "Regarder dans", sélectionner un dossier, la liste des documents (fichiers) présents dans le dossier sélectionné s'affiche
  • Sélectionner un ou plusieurs fichiers
    Nota : Pour selectionner plusieurs fichiers en même temps, utiliser les touches "Maj" (ou "Shift") pour tout sélectionner entre le premier et le dernier fichiers sélectionnés ou "Ctrl" pour une sélection séparée sur chacun des ficheirs désirés
Manipuler les documents avec la fenêtre "Ouvrir"

Plusieurs manipulations de document sont possibles depuis la boîte de dialogue "Ouvrir" :

  • Ouvrir plusieurs documents
    • Sélectionner les documents et Clic sur "Ouvrir"
  • Lancer l'impression de plusieurs documents
    • Sélectionner les documents
    • Clic droit sur l'un d'entre eux
    • Clic sur "Imprimer"
  • Afficher l'aperçu
    • Clic droit sur le nom du document
    • Clic sur "Aperçu rapide"
  • Supprimer des documents
    • Sélectionner les documents
    • Clic droit sur l'un d'entre eux
    • Clic sur "Supprimer"
    • Confirmer par "Oui"
  • Renommer un document
    • Clic droit sur le nom du document
    • Clic sur "Renommer"
    • Taper un nouveau nom et valider en appuyant sur la touche "Enter"
  • Copier un document sur une disquette (ou autre support)
    • Clic droit sur le nom du document
    • Clic sur "Envoyer vers", sélectionner "Disquette 3,5 pouces (A)"

Gestion diverses des documents

Aperçu du document

Afficher l'aperçu

Permet de visualiser l'apparence réelle de votre document...

  • Clic sur le bouton "Aperçu avant impression" de la barre d'ouils standard ou "Fichier"/"Aperçu avant impression" (ou touches "Ctrl"+"Alt"+"I")
Fenêtre "Aperçu avant impression"

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Abandonner le document en cours

Ne s'appliquera qu'à des documents qui n'ont pas déjà été enregistré (le document n'est pas sauvegardé) ou à des documents déjà enregistrés auxquels on ne veut pas appliquer tout les modifications ou ajouts depuis le dernier enregistrement.

  • "Fichier"/"Fermer" (ou touches "Ctrl"+"W")
  • Clic "Non" dans le message qui s'affiche

Suppression d'un document

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Enregistrer sous un autre nom et/ou dans un autre dossier

Pour enregistrer un document sous un autre nom ou dans un autre dossier :

  • "Fichier"/"Enregistrer sous" (ou touche "F12")
  • Modifier le nom du document et/ou sélectionner un autre dossier
  • Clic "Enregistrer"

Divers

Sauvegarde automatique d'un document

Il s'agit là de procéder à un enregistrement automatique et à intervalles réguliers du document actif présent à l'écran :

  • "Outils"/"Options", onglet "Enregistrement"
  • Cocher "Enregistrer les infos de récupération automatique"
  • Taper le nombre de minutes entre chaque sauvegarde
  • Clic "OK"

Copie de sauvegarde automatique

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Donner un mot de passe à un fichier

Pour qu'un mot de passe (demandé ensuite à chaque ouverture) soit associé au document enregistré :

  • "Fichier"/"Enregistrer sous" (ou touche "F12")
  • Clic sur le bouton "Outils"
  • Clic sur "Options générales"
  • Tapez un mot de passe dans "Mot de passe pour la lecture" ou dans "Mot de passe pour la modification" puis Clic "OK"
  • Retapez le mot de passe puis Clic "OK"
  • "Enregistrer"

Rechercher des documents

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Exercices

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Dernière révision : 07/04/2001